หลายคนใช้งาน Outlook เป็นแค่โปรแกรมรับ-ส่งอีเมลในชีวิตประจำวัน แต่รู้ไหมว่า จริงๆ แล้วมันทำได้มากกว่านั้นเยอะมาก ฟีเจอร์ที่ซ่อนอยู่ใน Outlook นั้น ช่วยให้การจัดการงานในแต่ละวันคล่องตัวขึ้นหลายเท่า แถมยังมีลูกเล่นบางอย่างที่ผู้ใช้ทั่วไปมักมองข้ามไป
1. ตั้งกฎ (Rules) ให้อีเมลจัดเข้าหมวดอัตโนมัติ
เหนื่อยไหมกับการต้องไล่หาเมลทีละฉบับ? Outlook มีฟีเจอร์ “Rules” ที่ช่วยกรองและย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดไว้โดยอัตโนมัติ เช่น ถ้าเมลจากหัวหน้ามา ก็ให้เด้งเข้าโฟลเดอร์ “สำคัญ” ทันที สะดวกและประหยัดเวลา
2. ตั้งเตือนงานด้วย Calendar ที่ทำงานร่วมกับอีเมลได้
ไม่ต้องเปิดแอปหลายตัว Outlook มี ปฏิทิน ที่สามารถผูกกับอีเมล ทำให้คุณเชิญประชุม นัดหมาย หรือเตือนงานสำคัญได้จากกล่องเมลเลยทันที แถมซิงก์กับมือถือได้อีกด้วย
3. ใช้ Quick Parts สร้างข้อความอัตโนมัติ
มีข้อความที่ต้องพิมพ์ซ้ำๆ บ่อยๆ ไหม? ลองใช้ “Quick Parts” ตั้งข้อความไว้ล่วงหน้า เช่น คำตอบอัตโนมัติหรือรูปแบบตอบเมลที่ใช้เป็นประจำ แค่คลิกเดียวก็แทรกข้อความได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง
4. อ่านเมลโดยไม่ต้องเปิด (Reading Pane)
Outlook มีโหมด Reading Pane ที่ให้คุณดูเนื้อหาเมลแบบรวดเร็วโดยไม่ต้องดับเบิลคลิกเปิดหน้าต่างใหม่ เหมาะกับคนที่ต้องไล่อ่านเมลวันละหลายสิบฉบับ
5. เรียกคืน (Recall) อีเมลที่เผลอกดส่ง
หลายคนไม่รู้ว่า Outlook สามารถ “เรียกคืน” อีเมลที่ส่งไปแล้วได้ (ถ้าผู้รับยังไม่ได้เปิด) ฟีเจอร์นี้ช่วยชีวิตได้เวลาส่งผิดคน พิมพ์ผิด หรือแนบไฟล์ไม่ครบ
6. Pin อีเมลสำคัญไว้บนสุด
ในกล่องเมลที่แน่นขนัด ฟีเจอร์ “Pin” ช่วยให้คุณปักหมุดเมลสำคัญไว้ด้านบน ไม่ต้องกลัวลืมหรือหาไม่เจออีกต่อไป
7. เคลียร์กล่องเมลแบบมือโปรด้วย Clean Up
อยากลบอีเมลที่ซ้ำกัน หรือเมลโต้ตอบที่ไม่จำเป็น Outlook มีปุ่ม “Clean Up” ที่ช่วยล้างอีเมลซ้ำใน Thread ได้ในคลิกเดียว ลดความรกลงได้เยอะมาก
Outlook ไม่ใช่แค่อีเมล แต่คือผู้ช่วยดิจิทัลที่จัดการงานได้รอบด้าน หากคุณรู้วิธีใช้ให้เต็มประสิทธิภาพ ชีวิตการทำงานจะเร็วขึ้น ง่ายขึ้น และเป็นระเบียบยิ่งกว่าเดิม